CRM ou planilha: o que serve para uma distribuidora pequena
A planilha serve enquanto uma pessoa consegue mantê-la em dia e todos os vendedores usam a mesma. Ela deixa de servir quando o trabalho de atualizar passa a ser maior do que o de vender, ou quando o dono descobre que um cliente sumiu só depois de o mês fechar. Nesse ponto, o CRM passa a valer a troca.
Quando a planilha ainda resolve
A planilha resolve quando a carteira é pequena, poucos vendedores atendem, e o dono conhece cada cliente pelo nome. Nesse caso, uma lista com cliente, última compra e próximo contato dá conta, e um CRM seria mais ferramenta do que a empresa usa.
Ela também serve para começar, enquanto o processo comercial ainda está sendo definido. Antes de comprar um sistema, vale ter escrito quais são as etapas de uma venda e quem faz o quê.
Onde a planilha começa a falhar
Os sinais mais comuns:
- as notas precisam ser exportadas do ERP e as contas refeitas a cada semana;
- cada vendedor tem a própria versão da planilha;
- o negócio não tem etapa, e ninguém sabe o que falta para ele avançar;
- a próxima ação mora na cabeça do vendedor ou numa conversa de WhatsApp;
- a lista de clientes que pararam de comprar chega à reunião já velha.
A planilha não avisa quando alguém deixa de atualizá-la. A linha continua lá, com o dado antigo, e parece certa.
O que um CRM muda
Um CRM troca a planilha por registros que têm regra e histórico:
- Etapas. O negócio fica numa etapa do pipeline, e dá para ver quantos negócios estão em cada uma e quanto eles somam.
- Pendências. A etapa pode exigir algo para receber o negócio, por exemplo o orçamento em PDF enviado. A pendência fica à vista.
- Próxima ação. Cada negócio tem uma ação marcada, com dia e hora, e uma linha do tempo do que já aconteceu.
- Um só lugar. O gestor vê o time inteiro sem pedir a planilha de cada vendedor.
Um CRM não escreve o registro sozinho. O pipeline é tão fiel quanto o time o mantém: se ninguém move o card, o negócio continua na etapa antiga.
E se o CRM for integrado com ERP
Ligado ao ERP, o CRM também lê as notas. O número da carteira e da meta deixa de depender de alguém exportar e refazer a conta, e fica no faturado. É esse o ponto que a planilha mais custa a entregar: o que foi faturado, sem digitação.
Perguntas para decidir
Responda com a rotina da sua empresa:
- Quanto tempo o time gasta por semana para manter a planilha em dia?
- Você descobre que um cliente parou de comprar antes de o mês fechar?
- Cada negócio tem uma etapa, um responsável e uma próxima ação?
- O gestor consegue ver todos os vendedores sem pedir arquivo a ninguém?
- Se o vendedor sair amanhã, o histórico de cada negócio fica na empresa?
Se a maioria das respostas for não, a planilha já está custando mais do que parece.
Um exemplo real, anonimizado
[PENDENTE #43: exemplo real de distribuidora, anonimizado e aprovado pelo comercial]
Como o Concilliun entra
O Concilliun CRM é o CRM para distribuidoras que lê o faturamento do ERP e mostra quais clientes estão comprando menos, quais negócios pararam e quanto da meta já virou nota.
O pipeline mostra os negócios abertos por etapa, com o valor, a probabilidade e os dias na etapa. Você arrasta o card para a próxima etapa, e se ela exige algo que falta, o Concilliun mostra a pendência antes de mover. O quadro tem a visão em colunas e a visão em lista. A tela do negócio reúne o valor, o responsável, os dias na etapa, as pendências, a próxima ação e a linha do tempo.
O que ele ainda não faz: o pipeline e as atividades dependem do registro do time, e o ERP não preenche essas telas. O valor dos negócios é uma estimativa, e o faturado vem das notas do ERP. Os dados do ERP sincronizam a cada 30 minutos, aproximadamente, e não são em tempo real. O Concilliun ainda não envia alertas automáticos e não lê as mensagens do WhatsApp. O ERP conectado hoje é o Uniplus. Outros ERPs precisam de uma integração própria.